Sådan redigeres en global adresseliste

Indlæg af Hanne Mølgaard Plasc

 

1.

Åbn adressebogen og dobbeltklik på den liste, du vil redigere. Klik på 'Rediger medlemmer' nederst til højre.

2.

For at fjerne medlemmer klikker du for at markere dem fra listen og klikker på knappen 'Fjern'.

3.

For at tilføje et medlem skal du klikke på knappen 'Tilføj'. Indtast hele eller en del af navnet (det kan følge formatet for efternavn først), klik på det rigtige navn for at vælge, og klik derefter på 'Tilføj'. Du kan tilføje flere navne fra dette vindue ved at gentage disse trin. Når du er færdig med at tilføje navne, skal du klikke på 'OK' for at vende tilbage til det forrige vindue.

4.

Alle ønskede navne skal vises i en liste under navnet på distributionsliste Hvis du ønsker at ændre distributionslistenavnet, kan du gøre det i dette vindue, klik inden for listenavnet og rediger efter behov. Klik på 'OK'.

Tips og advarsler

  • Hvis du ændrer gruppenavnet, skal du sørge for at stave alt korrekt, da de, der ønsker at e-maile denne gruppe, indtaster en del af navnet. Hvis det er stavet forkert, kan de muligvis ikke Find gruppen!
  • Hvis du redigerer individuelle poster i den globale adressebog, udbredes redigeringerne automatisk i alle distributionslister, der indeholder det pågældende medlem, medmindre medlemmets navn ændres. I dette tilfælde er medlemmet skal slettes og tilføjes på hver distributionsliste, som han eller hun er medlem af.
  • Hvis du får en fejlmeddelelse, der siger, at ændringerne ikke kunne gemmes, har du ikke rettigheder som en liste ejer alk til din netværksadministrator for yderligere assistance.
  • I store virksomheder, der er stærkt afhængige af e-mail-kommunikation, kan oprettelse af en adresseliste med mange medarbejderundergrupper være en enorm tidsbesparende. På denne måde, når medarbejderne har brug for at e-maile en afdeling eller gruppe af medarbejdere, kan de gøre det ved blot at vælge den pågældende gruppe frem for at finde hver enkelt medarbejder. Dette kan også være nyttigt, fordi afsenderen ikke behøver at holde øje med ændringer inden for den gruppe (nye hyrer eller medarbejdere, der forlader) eller ved at stave individuelle navne. At holde listen gældende er afgørende for dens værdi.