Sådan bruges computermedieret kommunikation effektivt

Indlæg af Hanne Mølgaard Plasc

 

1.

Brug emnelinjen. For at modtageren skal forstå årsagen til e-mail-korrespondancen (eller i det mindste få en ide) er det vigtigt at lade hende vide i emnelinjen. Hold det enkelt, men også så specifikt som muligt.

2.

Brug formaliteter, når det er relevant. Selv om det er normalt at henvende dig til venner og bekendte med hvem du er på fornavn baser, er det normalt ikke hensigtsmæssigt at henvende John Q. President som 'John' under en første korrespondance. Adresse til ham som hr. Præsident. Hvis han, efter hr. Præsident svar, underskriver sin e-mail 'John', så bruger han sit fornavn i efterfølgende korrespondance er acceptabelt.

3.

Hold kroppen enkel. Selv om det er hensigtsmæssigt at starte en email med, 'Jeg håber dette finder dig godt,' hold det videre og fortsæt med betydningen af ​​din korrespondance. Folk er optaget og læser gennem tre afsnit i en e-mail, der kunne have været skrevet i en, der normalt er frustrerende for modtageren (for ikke at nævne spild af hendes tid).

4.

Kontroller din stavemåde og grammatik. Før du trykker på send-knappen, skal du sørge for, at din email er fri for stavning og grammatiske fejl. Dette er især vigtigt under den første korrespondance, da det giver modtageren et første indtryk af dig.

5.

Giv alternative kontaktoplysninger. Medtag et telefonnummer, hvor du kan nås, hvis modtageren er mere behagelig at kontakte dig via denne metode. Langvarige e-mail-meddelelser undgås nogle gange med et par minutters opkald. Giv modtageren denne mulighed.

I en stadig teknologisk verden er det vigtigt at kende og bruge korrekt etikette, når de kommunikerer via computeren. Effektiv kommunikation online er afgørende for stort set alle. Selv om der er mange forskelle mellem ansigt til ansigt kommunikation og computer-medieret kommunikation, vil du med en lille øvelse være en effektiv online kommunikator på ingen tid.