Virksomheds Email Etiquette for '' Besvar alle ''

Indlæg af Hanne Mølgaard Plasc

 

Fakta Som regel skal funktionen 'Svar alle' kun bruges, når det er nødvendigt. Ifølge Judith Kallos, forfatter til 'Business Email Etiquette: The Manual', må du ikke spille politik med disse (email) felter for at få nogen til at føle sig mindre vigtige eller at gøre et punkt ... det er aldrig en succesrig strategi, en kan ser du trivielt og / eller uprofessionelt. '

Skal du' Besvare alle '?

Inden du sender en' Reply All '-meddelelse, skal du overveje, om det er nødvendigt. Som Judith Kallos påpeger, mange gange kan dine kommentarer måske ikke være passende for 'alle' eller 'alle' måske ikke interesseret i dine kommentarer. 'Hvis du har modtaget en gruppemeddelelse, og alle, der har modtaget meddelelsen, er en del af den samtale, du er i bidrag, så skal du sende et 'Besvar alle'.

Adressere en gruppe

Når du sender en 'Besvar alle', skal du huske på, at de oplysninger, du sender, kommer til flere personer, og dette er ikke en privat forum. Undgå at medtage unødvendige mængder personlige oplysninger eller fortælle off-color vittigheder, da du aldrig kan være sikker på, hvordan det kan være Tolkning af en gruppe.

Misforståelser

Mens 'Besvar alle' -meddelelser undertiden betegnes som enkle og effektive måder at kommunikere med en hel gruppe mennesker på, betragtes de generelt som upersonlige. Hvis der er et stort antal personer i gruppen, kan flere meddelelser frem og tilbage blive forvirrende. I dette tilfælde er det bedst at have et møde i stedet for en 'Reply All' email.

Professionalisme

Vigtigst er, at dine e-mails skal forblive professionelle. Hold dig til emnet ved hånden og brug ikke dette som en metode til udluftning af kontorforstyrrelser. Som med ethvert emne kan alle på adresselisten måske ikke være enige med det synspunkt, du præsenterer. Hvis du kun svarer på en person (eller den person, der sendte meddelelsen) , vælg funktionen 'Svar til afsender' i stedet. E-mail etikette færdigheder er afgørende, når du arbejder i et erhvervsklima. Mange af de grundlæggende regler for e-mail gælder også for 'Besvar alle' meddelelser; Men der er nogle detaljer at overveje, inden du trykker på 'Svar alle' -knappen. Sørg for kun at bruge denne e-mail-funktion, når det er absolut nødvendigt, og ikke som en metode til at sætte folk ud eller som erstatning for faktiske møder.