Sådan overvåger du en videokonference

Indlæg af Hanne Mølgaard Plasc

 

1.

Host videokonferencen selv, hvilket betyder at du er den person, der ringer til de andre konference deltagere. Uanset hvilket program du bruger, er værten den, der har mest kontrol over proceduren. Evnen til at overvåge alle involverede vil hjælpe dig med at overvåge mødet bedre.

2.

Gør det klart for deltagerne, at mødet overvåges. Ikke fortæller en medarbejder, at han bliver optaget eller overvåget, kunne være i strid med virksomhedspolitikken og anses generelt for uetisk.

3.

Kontroller din software for at være sikker på, at Med videoen i betragtning har du også adgang til enhver tekst eller chat bokse. Nogle software muliggør separate chats mellem medlemmerne, mens videoen og lyden kører, som du skal kunne overvåge som værten.

4.

Download en videokonferenceoptagelse applikation som The Conference Recorder, som registrerer og gemmer videomødet som en AVI-fil. Afhængigt af antallet af deltagere kan det være svært at holde styr på alle de beskrevne oplysninger. At have en optagelse hjælper dig med at sortere alt og sikre nøjagtig notering.

Tips og advarsler

  • Inden konferencen starter, skal du foretage en kontrol af alt udstyr, der er involveret. Kontakt hver deltager mindst 10 minutter før mødet begynder at sikre, at video og lyd fungerer korrekt.
  • Videokonferencer er et nyttigt værktøj i informations- og kommunikationsteknologi, der giver arbejdstagere rundt om i verden evnen til at holde møder eller bare have en hurtig chat, uanset hvor de er. Til en formel videokonference kan nogle arbejdsgivere ønske at overvåge mødet og tage notater om, hvad der diskuteres. Teknikkerne ved at gøre dette afhænger af, om du bruger Skype, Voice over Internet Protocol (VoIP), Polycom eller en anden type software. Der er imidlertid nogle forholdsregler, der skal tages, før du starter en videokonference.