Email Opbevaring Fakta

Indlæg af Hanne Mølgaard Plasc

 

Betydning

E-mail-opbevaring spiller en afgørende rolle i informationsstyring. For virksomheder kan e-mailopbevaring være særligt vigtig, da e-mail-meddelelser kan antages til retten i tilfælde af retssag.

E-mail-lagerindstillinger

E-mail-servere skelner mellem hvilke e-mail-lagringsmuligheder (dvs. arkivering og arkivering) du har adgang til. En virksomhedsadministrator arbejder sammen med sin it-medarbejder for at afgøre, hvilke e-mail-lagringsmuligheder der skal være tilgængelige for brugerne.

Lagerniveauer

Din direkte brug af e-mail tjener som det primære niveau for e-mailretention. Virksomheder har dog sikkerhedskopiering af e-mails, som kun skal bruges i nødsituationer, hvor en e-mail skal hentes.

E-mail arkivering

Med e-mail arkivering kan du holde din indbakke ren uden at skulle bekymre dig om at slette e-mails. Hvis du har brug for en arkiveret email i fremtiden, kan du søge efter dine emailarkiver efter dato, afsender eller emne, for hurtigt at finde den besked, du ønsker.

Hastighed

Den hastighed, hvorpå din e-mail-konto fungerer om hvor meget hukommelse dine gemte e-mails besætter. Jo mere hukommelse er, jo langsommere vil din email arbejde.

Overvejelser

Du kan reducere mængden af ​​hukommelse, din e-mail bruger, ved at gemme vigtige e-mails som tekstfiler på din computer. For at gemme en e-mail som en tekstfil, skal du klikke på 'Gem som' under fanen 'Fil' i din webbrowser. Da e-mail er blevet brugt til flere og flere opgaver, er problemet med e-mail-opbevaring kommet frem. Email fungerede oprindeligt som en simpel kommunikationsmetode. Nu e-mail udvides til andre anvendelser, f.eks. Ansøgning om job og planlægning af lægebesøg. Med den øgede brug af e-mail er e-mailretention blevet en nødvendighed.